ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального...



^ ПРАВИЛА

работы с электрическими документами в системе «DocsVision»


1. Пользователь работает с системой с помощью клиентского приложения – Навигатора. Навигатор – основной инструмент, предоставляющий юзеру интерфейс с клиентским приложением системы автоматизации документооборота DocsVision. Навигатор обеспечивает возможность находить, просматривать, создавать ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... и изменять объекты, для работы с которыми у юзера довольно прав.

2. Право доступа и право делать определенные функции (регистрация, редактирование, поиск, выдача резолюций, просмотр отчетов и т.д.) предоставляется ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... юзеру в процессе его регистрации в системе «DocsVision».

3. Основными информационными объектами системы являются ^ Регистрационные карточки (дальше – РК) документов, заданий и сообщений. РК хранит подробную информацию о соответственном объекте и может содержать присоединенные ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... файлы.

4. Вспомогательная справочная информация хранится в Справочниках системы, применяемых при заполнении полей карточек и в других служебных целях, к примеру: «Справочник сотрудников», «Справочник контрагентов».

5. Для удобства работы РК группируются по ^ Папкам, содержимое каждой папки отображается ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... в табличном виде.

6. Каждый зарегистрированный в системе юзер имеет Индивидуальную папку – с фамилией, именованием, отчеством. Индивидуальная папка может содержать такие папки, как: «В работе», «Отложенные», «На контроле», «Завершенные», «Поручения». Юзер может без ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... помощи других добавлять и настраивать вид папок.

7. Регистрация входящей, исходящей корреспонденции и распорядительных документов осуществляется в управлении делопроизводства и контроля с помощью РК: входящие документы – информационное письмо, инструктивное письмо, приказ, заявление; исходящие ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... документы – письмо; внутренние документы – приказ, распоряжение, приказ по общежитиям, приказ по личному составу, служебная записка, докладная записка, заявление, повестка денька, протокол, решение.

8. Для регистрации употребляются папки подразделения, сгруппированные по типу ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... РК: «Входящие», «Внутренние», «Исходящие».

Группа «Входящие документы» создана для регистрации документов, поступающих в администрацию института.

Группа «Исходящие документы» создана для регистрации документов, исходящих из администрации института.

Группа «Внутренние документы» создана для регистрации ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... организационно-распорядительных документов по вузу.

9. Система «DocsVision» допускает разбивку каждой группы папок на случайное количество подгрупп, объединяющих РК документов по какому-либо признаку, к примеру:

группа «Входящие документы» разбита на подгруппы: год регистрации ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального..., месяц регистрации;

группа «Внутренние документы» разбита на подгруппы: год регистрации, вид документа, квартал;

группа «Исходящие документы» разбита на подгруппы: год регистрации, квартал.

10. Регистрационные номера формируются автоматом зависимо от вида документа и ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... непременно содержат в себе дату, порядковый номер в границах календарного года, дополнительно – буквенные либо цифровые индексы вида документа, рубрики, подразделения,

к примеру:

«Входящий документ» № 32-01.1-192/2010; «Исходящий документ»

№ 01.1-126/2010; «Внутренний документ» № Вн.п.-192/2010.

11. Процедура регистрации ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... документа включает последующие шаги: выбор папки, создание карточки документа определенного типа, наполнение полей карточки, прикрепление файла документа к карточке, рассылку заданий работникам.

12. Работники управления делопроизводства и контроля производят регистрацию документов в соответственных папках методом ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... сотворения РК документа и делают рассылку заданий работникам методом сотворения карточки задачки, конкретно из самой РК документа (вкладка «Задачи») либо из папки «Поручения», если требуется создание отдельных задач.

Карточка «Задачи» позволяет тщательно ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... обрисовать все детали выполнения заданий по документу, указать участников выполнения и сроки, добавить файлы документов. Каждому исполнителю на основании одной задачки могут быть ориентированы особенные по срокам и содержанию задания.

В задачке ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... может быть указан контролер, проверяющий корректность и своевременность выполнения заданий и имеющий возможность возвратить задание на доработку в случае ненадлежащего выполнения.

13. Работник управления делопроизводства и контроля может рассылать работникам последующие ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... виды заданий: на резолюцию, к ознакомлению, к выполнению, на контроль.

14. При вводе резолюции соблюдается последующая подчиненность:

Ректор



Проректор



Управляющий структурного подразделения

15. При вводе поручений с контрольным сроком выполнения заполняются реквизиты «Контролер» и «Дата контроля».

16. При вводе поручений ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... с несколькими исполнителями указывают ответственного за выполнение, заполняя реквизит «Ответственный исполнитель».

17. После ввода поручения обозначенным работникам будут автоматом разосланы надлежащие задания в их индивидуальные папки. При получении задания работник получит ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... также и всю нужную информацию в виде вложений и ссылок на документы.

18. Работник получает в свою индивидуальную папку последующие виды заданий: к ознакомлению, к выполнению, на резолюцию, на контроль, на согласование, на ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... консолидацию/редактирование.

19. Получив задание «К ознакомлению», работник должен открыть карточку и на первой вкладке «Ход исполнения» ознакомиться с заглавием задания; сроками выполнения; информацией об создателе задания, регистраторе, контролёре и исполнителе; сведениями о ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... необходимости выслать отчет; описанием задания. На 2-ой вкладке «Файлы и ссылки»  в области «Файлы, присоединенные к заданию» открыть файлы документов и ознакомиться с их содержанием. На третьей вкладке «Отчет» ввести текст отчета ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... в случайной форме и добавить файлы к отчету. Для окончания задания надавить кнопку «Ознакомлен».

20. Получив задание «К исполнению», работник должен открыть карточку и на первой вкладке «Ход исполнения» ознакомиться с заданием; сроками выполнения ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального...; информацией об создателе задания, регистраторе, контролёре и исполнителе; сведениями о необходимости выслать отчет; описанием задания. На 2-ой вкладке «Файлы и ссылки»  в области «Файлы, присоединенные к заданию» открыть файлы документов ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... и ознакомиться с их содержанием. Приступить к выполнению задания, нажав кнопку «В работу», либо отложить выполнение задания, нажав кнопку «Отложить». После фактического выполнения задания возвратиться к соответственной карточке и на третьей вкладке «Отчет» ввести текст ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... отчета в случайной форме и добавить файлы к отчету. Для окончания задания надавить кнопку «Завершить».

21. Получив задание «На резолюцию», работник должен открыть карточку и на первой вкладке «Ход исполнения» ознакомиться с заданием ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального...; сроками выполнения; информация об создателе задания, регистраторе, контролёре и исполнителе; сведениями о необходимости выслать отчет; описанием задания. На 2-ой вкладке «Файлы и ссылки»  в области «Файлы, присоединенные к заданию» открыть ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... файлы документов и ознакомиться с их содержанием. На третьей вкладке «Отчет» ввести текст резолюции в случайной форме и добавить файлы. Для окончания задания  надавить кнопку «Завершить». Отложить выполнение задания можно, нажав ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... кнопку «Отложить».

22. Работник, назначенный контролером, получает задание и инспектирует корректность и своевременность его выполнения. Работник должен открыть карточку и на первой вкладке «Ход исполнения» ознакомиться с заданием; сроками выполнения; информацией об создателе ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... задания, регистраторе и исполнителе; описанием задания, где указана Ф.И.О работника, чье выполнение задания он должен проконтролировать. На 2-ой вкладке «Файлы и ссылки»  в области «Файлы, присоединенные к заданию» открыть файлы документов и ознакомиться ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... с их содержанием. На третьей вкладке «Контроль» в области «Содержание отчета» ознакомиться с отчетом, который предоставил ему исполнитель, в области «Файлы и ссылки отчета» открыть и познакомиться с файлами отчета ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального..., если они были приложены. Если не появилось никаких замечаний по выполнению задания и отчету, который предоставил работник, надавить кнопку «Принять» для окончания задания. Если нужно возвратить задание работнику на доработку (повторное ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... выполнение), то на четвертой вкладке «Решение» ввести все замечания и надавить кнопку «Отклонить».

23. Работник, назначенный ответственным исполнителем, получает свое задание «ответственный исполнитель» и задания других исполнителей «Ответственное выполнение задания», просматривает и завершает ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... их.

Работник должен открыть карточку собственного задания «ответственный исполнитель» и на первой вкладке «Ход исполнения» ознакомиться с заглавием задания; сроками выполнения; информацией об создателе задания, регистраторе, контролёре и исполнителе; сведениями о необходимости выслать ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... отчет; описанием задания. На 2-ой вкладке «Файлы и ссылки»  в области «Файлы, присоединенные к заданию» открыть файлы документов и ознакомиться с их содержанием. Приступить к выполнению задания, нажав кнопку «В работу», либо отложить ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... выполнение задания, нажав кнопку «Отложить». После фактического выполнения задания возвратиться к соответственной карточке и на третьей вкладке «Отчет» ввести текст отчета в случайной форме и добавить файлы к отчету. Для окончания ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... задания надавить кнопку «Завершить».

24. Получив задания, Исполнители делают дополнительные – подчиненные задания для более детализированной проработки.

25. Исполнители вовремя предоставляют информацию (вкладка «Отчет») о ходе и результатах выполнения поручений работникам управления делопроизводства и контроля для ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... внесения ее в РК документов.

Введенный отчет должен в случайной форме содержать последующую информацию: кому, когда, кем и что доложено (сообщено) (коротко).

К отчету исполнителя должен быть прикреплен электрический образ документа (файл).

Если ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... поручение дано нескольким работникам и какой-то из них назначен ответственным, то итоговый отчет составляется ответственным исполнителем.

26. При продлении срока выполнения документа, поставленного на контроль, корректируется поле «Дата контроля» и вводится ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... новое поручение (резолюция).

27. При списании в дело исполненного документа в РК этого документа проставляется отметка о списании (заполняются реквизиты «Подшит в папку» и «Подшит в дело»).

28. Информация о выполнении заданий фиксируется в ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... системе, отображается в РК документа, становится доступной работникам управления делопроизводства и контроля в отчетах об выполнении заданий.

Работники управления делопроизводства и контроля систематически просматривают контрольные задания, рассылают напоминания об выполнении ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... контрольных документов исполнителям и информируют управление о ходе выполнения поручений.

Работники управления делопроизводства и контроля производят итоговый контроль за исполнением заданий работниками средством просмотра отчетов на обозначенную дату, с детализацией по каждому ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... исполнителю и состоянию выполнения заданий (исполнено – в срок либо с нарушением срока; на выполнении – срок не наступил либо просрочен).

29. Для работы с проектами распорядительных документов работникам доступны папки «Проекты приказов по университету» и ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... «Проекты распоряжений по университету». Работник может сделать подобающую РК проекта, заполнить поля карточки, прикрепить файлы проекта документа к карточке. Чтоб передать проект работникам управления делопроизводства и контроля на рассмотрение и регистрацию в ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... качестве распорядительного документа, требуется указать состояние РК «На регистрацию».

30. Работник управления делопроизводства и контроля, получив извещение и доступ к карточке проекта, рассматривает файлы проекта, редактирует, направляет на согласование должностным лицам и регистрирует проект ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... в качестве распорядительного документа.

31. Направление на согласование осуществляется методом сотворения карточки согласования, конкретно из самой РК документа (вкладка «Согласования»).

При всем этом в карточке указываются согласуемые документы, согласующие лица, также ответственное ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... лицо, которое подводит итоги согласования, сводя воедино представления согласующих лиц и принимая решение о том, можно ли считать итоги удовлетворительными либо нужно повторное согласование документов.

После активизации карточки система автоматом, в согласовании с ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... обозначенными параметрами, вышлет участникам согласования их задания, а конкретно: согласующим лицам – задание «На согласование», ответственному лицу – задание «На консолидацию/редактирование». Все разосланные задания поступят в индивидуальные папки работников.

32. Получив задание ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... «На согласование», работник должен открыть карточку и на вкладке «Согласование» ознакомиться с описанием задания, сроками выполнения, информацией об создателе задания. Потом нужно разглядеть каждый документ, поступивший на согласование, высказать замечания в случайной ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... форме либо добавить файл с замечаниями и присвоить документу статус: согласован, согласован с замечаниями либо не согласован. Для окончания задания надавить кнопку «Завершить».

33. Получив задание «На консолидацию/редактирование», работник должен открыть карточку и ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... на вкладке «Согласование» ознакомиться с описанием задания, сроками выполнения, информацией об создателе задания. Потом следует разглядеть каждый документ, поступивший на согласование, познакомиться с замечаниями, добавленными согласующими лицами и приготовить итоговые документы. Если ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... повторное согласование не требуется, нужно окончить задание, нажав кнопку «Завершить». Если нужно согласовать документы с внесенными в их переменами повторно, надавить кнопку «Новый цикл».

34. Функция поиска создана для отбора РК документов и заданий, удовлетворяющих ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... данным аспектам запроса. Юзер системы «DocsVision» производит поиск в границах карточек, к которым ему разрешен доступ.

Поисковым результатом является перечень РК документов либо заданий, удовлетворяющих данным аспектам запроса. Система «DocsVision» предоставляет возможность ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... просмотра всех реквизитов РК отысканных документов и/либо заданий, печати перечня либо его фрагментов, также просмотра файлов, прикрепленных к РК документов.

35. Для поиска в системе имеются настроенные поисковые папки: «Документы (поиск ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального...)», «Мои задания (поиск)».

Папка «Документы (поиск)» создана для поиска РК документов. Она включает подпапки: «Входящие», «Заявления и докладные», «Приказы и распоряжения», «Общие документы», с настроенными запросами в поисковике по отдельным реквизитам РК документов ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального....

Папка «Мои задания (поиск)» создана для поиска заданий. Она включает подпапки: «Я Автор» и «Я Исполнитель» с настроенными запросами в поисковике по видам приобретенных заданий (на резолюцию, на контроль, на выполнение, на ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... ознакомление, на согласование) и по сроком выполнения (просроченные, срок сейчас, срок завтра, срок послезавтра, без срока).

36. Работники, на которых возложены обязанности по работе с системой электрического документооборота, должны часто ПРАВИЛА работы с электронными документами в системе «DocsVision» - Инструкция по делопроизводству федерального... просматривать индивидуальную папку и подпапки, инспектировать наличие новых заданий и сообщений, исполнять текущие задания, удалять не требующие хранения записи.


__________


Формы отчетов и справок

^ Сведения о документообороте

pravila-prinyatiya-reshenij-s-ispolzovaniem-chislennih-znachenij-veroyatnostej-ishoda.html
pravila-priyoma-grazhdan-na-2012-god-obshie-polozheniya.html
pravila-priyoma-grazhdan-v-negosudarstvennoe-chastnoe-obrazovatelnoe-uchrezhdenie-visshego-professionalnogo-obrazovaniya.html